Vídeo: Cómo Cancelar Una Reunión
2024 Autor: Madeline Holiday | [email protected]. Última modificación: 2023-12-16 19:01
Si una reunión de negocios con clientes potenciales o socios comerciales no puede tener lugar por cualquier motivo, es necesario informar a la contraparte lo antes posible y encontrar una salida a la situación actual que se adapte a ambas partes. Ubicación: Ubicación: Las reglas de la comunicación comercial prescriben notificar al socio sobre la cancelación de la reunión por escrito y luego duplicar el mensaje con una llamada telefónica. La forma del mensaje depende del nivel de relaciones que se hayan desarrollado entre sus organizaciones y sus representantes en particular. A veces, una breve carta enviada por correo electrónico es suficiente, por ejemplo, "posponga la reunión para la próxima semana, gracias por su comprensión". Si aún no se ha establecido la relación, debe redactar una carta oficial en el membrete de la organización y certificarla con la firma de una persona autorizada.
Al principio de la carta, exprese su pesar. Utilice formularios corteses que sean aceptables para cartas comerciales, por ejemplo, "Pedimos disculpas por las molestias …" No debe entrar en las razones que lo llevaron a cancelar la reunión, porque a su contraparte no le importan. Es apropiado utilizar las frases "debido a circunstancias fuera de nuestro control …", "en relación con la situación actual del mercado".
Ofrezca a la contraparte posponer la reunión a otro momento conveniente. Es mejor hacerle saber que está listo para considerar sus condiciones con respecto al lugar y la hora de la reunión. Si la negativa a reunirse se debe a que, en principio, no se pueden celebrar contratos entre sus organizaciones, informe que definitivamente se comunicará con la organización si necesita sus servicios en un futuro previsible. No escriba que "su empresa no requiere productos de esta categoría" o "los competidores son más baratos", esto es de mala educación. Termine la carta con deseos de prosperidad para su negocio, fírmela. Asegúrese de incluir la fecha de redacción.
Envíe la carta por fax o correo electrónico. Asegúrese de que se haya entregado al destinatario. Llame a la contraparte, pregunte si ha llegado la carta y, una vez más, discúlpese por el hecho de que la reunión no pueda realizarse.
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